فاکتور، یک سند تجاری است که معامله‌‌ی بین خریدار و فروشنده را تعیین و ثبت می‌کند و یکی از رایج ترین و مهم‌ترین اسناد مورد استفاده در هر کسب و کاری است. می‌خواهید بدانید که چگونه چاپ فاکتور موثرتر و باکیفیت‌تری داشته باشیم؟ تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
گاهی ساده‌ترین چیزها به اعتبار یک کسب و کار می‌افزایند، از جمله فاکتور. فاکتور در واقع سندی بین مشتری و فروشنده است که وجود آن، اثبات می‌کند که چند کالا، تحت چه شرایطی، در چه زمانی و با چه قیمتی بین طرفین معامله شده است. این برگه تعهد طرفین بر روی قیمت یک کالا یا خدماتی را نشان می‌دهد که بر روی آن توافق کرده‌اند. بسته به نوع خدمات و یا فروشگاهی که شما دارید، می‌توانید از انواع و اقسام طراحی‌ها در فاکتور استفاده کنید.
در فاکتورها درج یک سری اطلاعات واجب است، زیرا بدون آن‌ها فاکتور فاقد اعتبار می‌شود. این برگه خاص، به عنوان اینکه جریان نقدینگی را هم برای فروشنده و هم برای خریدار تعریف می‌کند، می‌تواند از اسناد مهم یک کسب و کار محسوب شود .اغلب فاکتورها در سایز A4 وA5 به چاپ می‌رسند بعضی اوقات ممکن است در برگه‌هایی با سایز کوچک‌تر نیز چاپ شوند.
ابتدا در مطلب چگونه چاپ فاکتور موثرتر و باکیفیت‌تری داشته باشیم؟ به بررسی چاپ فاکتور ارزان قیمت و انواع آن خواهیم پرداخت. فاکتورها انواع متفاوتی دارند برخی در فروشگاه قابل خرید بوده و برخی از مشاغل نیاز دارند که فاکتورها در محل ایجاد شوند. در مقاله چگونه چاپ فاکتور موثرتر و باکیفیت‌تری داشته باشیم ما در مورد فاکتورهای چاپی فقط حرف می‌زنیم و به سایر مدل‌ها کاری نداریم. این فاکتورها عموما بعد از اینکه در چاپخانه مراحل طراحی آن‌ها به پایان رسید برای چاپ آماده می‌شوند. انواع این فاکتورها شامل:
این فاکتورها کاغذهای معمولی هستند که کاربنی باید میان آن قرار گیرد تا نوشته بر روی برگه زیرین چاپ شود. کاربن دارای یک ورق جوهر خشک است که همراه با موم نگه داشته می‌شود. این نوع کاغذ فاکتور اغلب قدیمی در نظر گرفته می‌شود و اگر می‌خواهید دارای مشخصات باشد باید به چاپخانه آن را سفارش دهید.
یکی از رایج‌ترین و کاربردی‌ترین انواع فاکتور، فاکتورهای کاربن‌دار هستند. این فاکتورها برخلاف فاکتورهای قدیمی که نیاز به قرار دادن کاربن داشتند، برگه‌هایی دارند که به نوعی همراه با خود، کاربن دارند. با استفاده از این فاکتورها دیگر نیازی به کاربن گذاشتن ندارید. به این ترتیب با یک بار نوشتن متن مورد نظر، می‌توانید چند نسخه از آن را داشته باشید.
این فاکتورها باید در اداره دارایی ثبت شوند، زیرا به آن‌ها مالیات تعلق می‌گیرد و از لحاظ قانونی مانند یک سند معتبر عمل می‌کند. بر روی فاکتور رسمی با استفاده از دستگاه ملخی یک شماره سریال برجسته به رنگ قرمز می‌زنند تا از سایر فاکتورها شناخته شوند. باید توجه کرد که بهتر است از کاغذهای کاربن لس در چاپ فاکتورهای رسمی استفاده نشود. چرا که ممکن است با گذر زمان مرکب برگه‌های دوم و سوم پاک شود.
طراحی و چاپ فاکتورهای غیر رسمی برای کسب و کارهایی صادر می‌شود که فاکتور صرفاً بر اساس خواست مشتری ارائه می‌شود. برای این مشاغل نیازی به ارائه فاکتور رسمی به اداره مالیات نیست.
همه آثار چاپی با کیفیت و جذاب را دوست دارند جلوه خاصی که ناشی از کیفیت چاپ خلق می‌شود نشانه‌ای از اهمیت بخشیدن به دیدگاه و تجربه مشتری است. برای چاپ فاکتور موثرتر و باکیفیت‌تری و برای رسیدن به چنین فاکتوری رعایت مواردی که در ذیل به آن‌ها اشاره می‌شود ضروری است. توجه کنید این موارد در کنار یکدیگر باید قرار بگیرند تا آن کیفیت مطلوب را محقق سازند.
نرم افزاری که برای طراحی فاکتور انتخاب کردید می‌تواند تفاوت را رقم بزند. نرم افزارهای مختلف طراحی دارای قابلیت‌های متفاوتی هستند که مستقیماً بر کیفیت چاپ تأثیر می‌گذارند.
در فاکتورهای سربرگ دار مشخصات مخصوص فروشنده، نام فروشگاه تاریخ وصول و... درج می‌گردد. به همین سبب سفارشی طراحی می‌شوند، در نتیجه بهتر است وظیفه طراحی فاکتور را به مراکز مخصوص چاپ فاکتور نیز محول کرد. اما اگر خودتان طراحی می‌کنید به این نکات توجه کنید تا فاکتور شما از کیفیت بالایی برخوردار باشد و موثرتر جلوه کند.
• بهتر است نام برند یا فروشگاه در قسمت بالای این سند باشد.
• قسمتی را باید برای درج اطلاعات خریدار و فروشنده در طراحی و چاپ فاکتور در نظر گرفت.
• فاکتور را شلوغ طراحی نکنید طراحی باید اصولی و مرتب باشد.
• راه‌های ارتباطی را در فاکتور درج کنید.
• بهتر است فاکتورها دارای شماره باشند.
• ذخیره سازی
با انجام تنظیمات درست برای فاکتور هنگام چاپ کیفیت مطلوب‌تری را میسازید. عرض و ارتفاع فاکتور را بر اساس ابعاد فاکتور تنظیم کنید تا هنگام چاپ طرح یا مشخصات حذف نشوند. فرمت JPG یا PNG برای ذخیره فاکتور مناسب بوده نکته مهم اینجا است که اگر از PNG به عنوان فرمت استفاده می‌کنید، پس زمینه شفاف بهتر است. اگر از JPG استفاده می‌کنید، پس زمینه سفید مناسب‌تر است.
از کاغذهای 80 گرمی اندونزی بیشتر برای چاپ فاکتور استفاده می‌شود. این کاغذها برای نوشتن دستی و همچنین برای استفاده از پرینترها بسیار مناسب هستند. گرماژ این نوع کاغذها معمولا از 40 تا 240 گرم بوده و فراموش نکنید که فاکتور با کاغذ نامناسب دارای ماندگاری بالایی نیست و نمی‌توان برای مدت طولانی از آن استفاده کرد.
روش‌های چاپ فاکتور نیز شامل چاپ افست و چاپ دیجیتال است که البته برای چاپ افست بهتر است از کاغذ با کیفیت بالاتر از 60 گرم استفاده نمود زیرا کاغذهای با کیفیت پایین در این روش چاپی مناسب نیستند. هر مجموعه اعم از شرکت، سازمان، فروشگاه و حتی مغازه‌دار می‌تواند بر اساس نیازی که دارد اقدام به طراحی و چاپ فاکتور مورد نیاز خود نماید.
برای اینکه فاکتور شما به صورت مرتب و یکدست در یک قالب قرار گیرد و چاپ فاکتور موثرتر و باکیفیت‌تری داشته باشید، فاکتور باید صحافی شود. معمولا به صورت پرفراژ، منگنه و یا سرچسب صحافی شده و در دسته‌های 50 عددی کنار هم قرار می‌گیرند.
در مقاله چگونه چاپ فاکتور موثرتر و باکیفیت‌تری داشته باشیم؟ در مورد طراحی، مرحله چاپ و انتخاب نوع کاغذ صحبت کردیم امید است بهترین فاکتورها را با اطلاعات این راهنما بسازید.
نظر شما درباره چگونه چاپ فاکتور موثرتر و باکیفیت‌تری داشته باشیم؟ چیست؟