فاکتور سندی است که جزئیات یک معامله خرید و فروش را نشان می‌دهد و توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود. این سند شامل اطلاعاتی مانند نام و مشخصات طرفین معامله، تاریخ و زمان صدور، شرح کالا یا خدمات، قیمت واحد و کل، میزان مالیات و ارزش افزوده و شرایط پرداخت است.
فاکتورها به دو دسته کلی رسمی و غیر رسمی تقسیم می‌شوند که در کاربرد، اعتبار و ارزش قانونی آنها تفاوت‌های اساسی وجود دارد. در این مطلب شما را بیشتر با این دو فاکتور و تفاوت هایشان آشنا می کنیم.
فاکتور رسمی سندی است که طبق قوانین وزارت اقتصاد و امور دارایی و بند ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده تنظیم می‌شود و به عنوان سند مثبت در مراجع قانونی و دولتی شناخته می‌شود.
این فاکتور که مورد تایید اداره دارایی و دارای فرمت استاندارد سازمان اقتصاد و دارایی است، توسط کلیه شرکت‌ها و واحدهای تجاری عضو سازمان نظام وظیفه که مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده هستند، برای صدور فاکتور فروش کالا و خدمات الزامی است.
فاکتور رسمی می‌تواند به صورت دست‌نویس یا پرینت کامپیوتری باشد، مشروط بر اینکه تمام الزامات و قوانین وزارت اقتصاد و امور دارایی در آن رعایت شده باشد. استفاده از فاکتور رسمی در معاملات، به ویژه در خرید و فروش کالا و خدمات با حجم و مبلغ بالا و برای عرضه در بازار ثانویه، از اهمیت بالایی برخوردار است.
ارائه ی ارزش قانونی: فاکتور رسمی در مراجع قضایی و دولتی به عنوان سند معتبر پذیرفته می‌شود و در صورت بروز اختلاف، می‌توان از آن به عنوان مدرک استفاده کرد.
کاهش مالیات: با ارائه فاکتور رسمی به اداره مالیات، می‌توان از معافیت‌های مالیاتی و یا نرخ‌های پایین‌تر مالیات بهره‌مند شد.
ایجاد نظم در امور مالی: استفاده از فاکتور رسمی به ثبت دقیق معاملات و حسابداری صحیح کمک می‌کند.
افزایش اعتبار و اعتماد: صدور فاکتور رسمی به مشتریان نشان می‌دهد که شما یک کسب و کار معتبر و قانونی دارید و به تعهدات خود پایبند هستید.
چاپ فاکتور رسمی به عنوان سندی معتبر و قانونی، نقشی اساسی در انجام معاملات شفاف و احقاق حقوق طرفین معامله ایفا می‌کند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین دلایل نیاز به چاپ فاکتور رسمی اشاره می‌کنیم:
1. اثبات انجام معامله:
فاکتور رسمی به عنوان سندی کتبی، وقوع و انجام معامله را به طور دقیق و مستند نشان می‌دهد. جزئیات معامله مانند تاریخ، نام و مشخصات طرفین، شرح کالا یا خدمات، قیمت، نحوه پرداخت و ... در فاکتور رسمی درج می‌شود و در صورت بروز اختلاف، مدرکی قابل استناد در مراجع قانونی خواهد بود.
2. احراز هویت طرفین معامله:
اطلاعات هویتی خریدار و فروشنده، از جمله نام، نام خانوادگی، آدرس و کدپستی، در فاکتور رسمی ثبت می‌شود. این امر به شفافیت هویت طرفین معامله کمک می‌کند و در صورت بروز مشکل، امکان پیگیری و احقاق حقوق را آسان‌تر می‌سازد.
3. محاسبه و پرداخت مالیات:
مالیات بر ارزش افزوده (VAT) یکی از مهم‌ترین پایه‌های مالیاتی در نظام اقتصادی کشور است. صدور فاکتور رسمی برای کلیه واحدهای مشمول مالیات بر ارزش افزوده الزامی است و مبنای محاسبه و پرداخت این مالیات خواهد بود. عدم ارائه فاکتور رسمی می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگینی برای واحد متخلف شود.
4. نظم‌دهی به امور مالی:
ثبت دقیق معاملات در قالب فاکتورهای رسمی، نظم و انضباط را در امور مالی واحدهای اقتصادی ایجاد می‌کند. این امر به حسابداری صحیح، کنترل موجودی کالا و ارائه گزارشات مالی دقیق کمک می‌کند.
5. افزایش اعتبار و اعتماد:
صدور فاکتور رسمی به مشتریان نشان می‌دهد که شما یک کسب و کار معتبر و قانونی دارید و به تعهدات خود پایبند هستید. این امر اعتماد مشتریان را جلب می‌کند و به افزایش اعتبار و رونق کسب و کار شما کمک می‌کند.
6. ارائه به مراجع قانونی:
فاکتورهای رسمی در بسیاری از موارد، مانند ارائه به اداره مالیات، گمرک، دریافت وام بانکی و یا انجام امور اداری، مورد نیاز هستند.
می‌توان گفت که چاپ فاکتور رسمی نه تنها یک الزام قانونی برای واحدهای مشمول مالیات بر ارزش افزوده است، بلکه فواید زیادی برای کسب و کارها و افراد دارد. استفاده از فاکتور رسمی به شفافیت و قانونی بودن معاملات، احقاق حقوق طرفین، محاسبه و پرداخت صحیح مالیات، نظم دهی به امور مالی و افزایش اعتبار و اعتماد کمک می‌کند.
فاکتور غیر رسمی سندی است که بدون رعایت هیچ‌گونه قانون یا مقرراتی و صرفاً برای اطلاع خریدار از قیمت کالای خریداری شده صادر می‌شود. این نوع فاکتور هیچ اعتبار قانونی نداشته و در مراجع دولتی و قضایی به عنوان سند معتبر شناخته نمی‌شود.
عدم وجود اطلاعات کامل طرفین معامله (مانند نام و آدرس دقیق)
عدم درج جزئیات دقیق معامله (مانند شرح کالا یا خدمات، تعداد، قیمت واحد و ...)
عدم رعایت استانداردهای خاصی در ظاهر و فرمت فاکتور
عدم وجود مهر و امضای خریدار و فروشنده
خریدهای خرد و شخصی: در مواردی که قصد خرید کالایی برای مصارف شخصی دارید و نیازی به ارائه فاکتور به مراجع قانونی یا ذینفعان ثالث نیست، می‌توانید از فاکتور غیر رسمی استفاده کنید.
معاملات غیر رسمی: در برخی معاملات که به صورت غیر رسمی و بین افراد شناخته شده انجام می‌شود، ممکن است از فاکتور غیر رسمی به عنوان سندی ساده برای ثبت جزئیات معامله استفاده شود.
در جدول زیر تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی را می توانید در یک نگاه ببینید.
| فاکتور رسمی | فاکتور رسمی | ویژگی |
| ندارد | دارد | اعتبار قانونی |
| خریدهای خرد و شخصی، معاملات غیر رسمی | معاملات قانونی، خرید و فروش عمده، ارائه به مراجع ذیصلاح | کاربرد |
| ناقص و گاه مبهم | کامل و دقیق | اطلاعات |
| غیر استاندارد و سلیقه‌ای | استاندارد و مطابق با قوانین | فرمت |
| ندارد | دارد | مهر و امضا |
طبق ماده 169 قانون مالیات های مستقیم، سازمان امور مالیاتی کشور مجاز به صدور کارت اقتصادی (شامل شماره اقتصادی) برای اشخاص حقیقی و حقوقی است. این اشخاص موظفند در تمامی معاملات خود، طبق دستورالعمل های سازمان، فاکتور رسمی صادر نموده و شماره اقتصادی خریدار و فروشنده را در آن درج کنند. همچنین صاحبان کسب و کار موظف به ارائه لیست معاملات خود به سازمان امور مالیاتی کشور هستند.
عدم صدور فاکتور رسمی: طبق ماده 177 قانون مالیات های مستقیم، عدم صدور فاکتور رسمی یا عدم درج کد اقتصادی خود یا طرف معامله در فاکتور، جریمه ای معادل 2 درصد مبلغ معامله را به دنبال خواهد داشت.
استفاده از کد اقتصادی دیگران: استفاده از کد اقتصادی دیگران برای معاملات خود یا واگذاری کد اقتصادی خود به اشخاص دیگر نیز مشمول جریمه 2 درصد مبلغ معامله خواهد شد.
عدم ارائه لیست معاملات: عدم ارائه لیست معاملات انجام شده به سازمان امور مالیاتی از طریق روش های تعیین شده، مشمول جریمه ای معادل 1 درصد مبلغ معاملاتی که در لیست ارائه نشده است، خواهد بود.
راهکار:
برای جلوگیری از جریمه های مربوط به صدور فاکتور غیر رسمی، بهترین راهکار استفاده از سیستم های حسابداری مناسب و صدور فاکتور رسمی برای تمامی معاملات است. همچنین می توانید از خدمات متخصصان حسابداری و مالیاتی برای انجام این امور به صورت صحیح و دقیق استفاده کنید.
سخن پایانی
استفاده و چاپ فاکتور رسمی و غیر رسمی هر کدام مزایا و معایب خود را دارد، اما به منظور رعایت قوانین مالیاتی و حفظ اعتبار تجاری، توصیه می‌شود در معاملات تجاری مهم از فاکتورهای رسمی استفاده شود. این امر نه تنها به کاهش ریسک‌های مالی و حقوقی کمک می‌کند، بلکه شفافیت و قابلیت اعتماد معاملات را نیز افزایش می‌دهد. به این ترتیب، کسب‌وکارها می‌توانند به راحتی از مشکلات احتمالی اجتناب کرده و تعاملات خود را با مشتریان و شرکای تجاری بهبود بخشند.
نظر شما درباره تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی چیست؟